Mar, 09/15/2020 - 07:22

Manual de virtualidad y buenas maneras en la era de las videollamadas

Las videollamadas ahora son la realidad del día laboral de millones de personas. Acá, una serie de recomendaciones para hacer de estos espacios un momento más productivo.

Con la llegada del COVID-19, millones de trabajadores se vieron obligados a cambiar su día a día. Muchos de ellos ahora trabajan desde casa mientras se reanudan diferentes sectores de la economía. Sin embargo, este cambio no fue solo temporal, sino que también ha empezado a cambiar la realidad laboral para empresas de todo el país. Según CoWork Latam, 6 de cada 10 empresas en Colombia tienen planes para reducir la infraestructura de sus oficinas y esperan descentralizar su fuerza de trabajo.

Sobre esta realidad, Ana Karina Marín Quiroz, vicerrectora de experiencia de Areandina, ejecutiva Senior en Recursos Humanos y Comunicaciones con más de 25 años de experiencia, explica: “Será importante guiar a las personas para que puedan sacar el mayor provecho a esta nueva dinámica. En temas de calidad de vida, por ejemplo, se abren ventanas de tiempo que antes no existían. En consecuencia, la flexibilidad y la autogestión serán elementos clave que atraerán a más profesionales, especialmente audiencias jóvenes, a buscar empresas que faciliten el trabajo en casa como una posibilidad”.

Entre los grandes cambios que llegaron para quedarse destacan las videollamadas que empresas de todo el mundo han empezado a implementar para reunirse. A continuación, encontrará recomendaciones para que sean espacios más productivos y que le ayudarán a adaptarse a esta nueva forma de trabajar.

Establezca límites

Como bien lo señala Marín, el espacio laboral y el espacio personal han empezado a convertirse en uno solo. De ahí la importancia de aprender a manejar los tiempos entre uno y otro para que las personas puedan tener un correcto balance entre su vida profesional y su vida personal. “Es fundamental para la sanidad del cuerpo, la mente y el espíritu”, dice la experta.

Por eso, hágale saber a su familia o a las personas con las que viva que estará en una reunión. De esta manera, estarán al tanto y evitarán interrumpir su sesión de trabajo. Asimismo, asegúrese de que el fondo de su video no tenga elementos que puedan distraer a sus colegas. Lo ideal es que detrás suyo haya una pared vacía.

Micrófonos y cámaras solo cuando sean necesarios

Especialmente para reuniones en las que participen más de dos personas, lo mejor es que quienes no están interviniendo mantengan su micrófono apagado. Así evitarán que su respiración o ruidos externos interrumpan. Lo mismo sucede con la cámara. Cuando hay muchas personas en la misma llamada, apagarla es una excelente manera de reducir la cantidad de información que transita en la línea y así evitar conexiones lentas.

Venga preparado

Para ‘sacarle un jugo’ a la videollamada y no perder tiempo mientras cada persona se acomoda para comenzar, lo ideal es llegar totalmente preparado. En primer lugar, asegúrese de que el micrófono, los parlantes y la cámara del computador estén funcionando a la perfección. Para una mejor calidad de audio y video, lo mejor es utilizar periféricos que le garanticen una buena experiencia a sus compañeros de trabajo. No olvide que sus dispositivos deben estar suficientemente cargados o conectados a la corriente para evitar problemas.

De la misma manera, asegúrese de tener una buena conexión a internet. Con las medidas de distanciamiento social en todo el mundo, el ancho de banda de los diferentes proveedores de este servicio se ha visto bajo presión y las velocidades de conexión en diferentes países se ha reducido. En la página speedtest.net podrá hacer una prueba gratuita para saber cómo está su internet. La regla de oro es que la velocidad sea mayor a 20 megabits por segundo. Así evitará que su señal de video se pixele y el audio tenga retrasos.

Que esté en casa no quiere decir que usted no deba estar con toda la mentalidad de una reunión de trabajo. Es decir, tenga todo dispuesto para tomar notas y con los documentos que sean necesarios a la mano. Así evitará hacerle perder tiempo a sus colegas, dará una mejor impresión y la reunión de trabajo será más dinámica.

Establecer una agenda para cada reunión

Tener una agenda de los puntos a tratar durante la reunión no solo hará que la comunicación sea más clara y fluida, sino que además es la manera perfecta para asegurarse de que ningún tema sea pasado por alto.

Ponga un límite al número de llamadas

Hacer una videollamada implica que las personas se preparen y ajusten sus horarios laborales y personales. Por eso, de ser posible, lo mejor es hacerle saber a sus colegas con tiempo suficiente que habrá una reunión. Esta es una señal de respeto por ellos que seguramente le agradecerán. Trabajar remotamente no quiere decir que las personas estén a la espera de que se les convoque.

Conectarse a tiempo

La puntualidad es una virtud que denota profesionalismo y seriedad. Si no va a asistir a una reunión virtual, notifíquelo con tiempo ya sea a través de un mensaje, una llamada o un correo. Así las personas no perderán tiempo esperándolo y si su participación es indispensable, la cita se podrá reagendar para un mejor momento.

Lo más probable es que el trabajo en casa y el teletrabajo sean la realidad de muchos durante un largo periodo de tiempo. Por eso, conocer este tipo de prácticas que hacen del trabajo remoto algo más eficaz será cada vez más importante. Sin embargo, Marín recuerda: “Se trata de encontrar un equilibrio. Después de todo, las interacciones cara a cara seguirán siendo vitales para el bienestar de las personas y eso no lo puede reemplazar una aplicación”.

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